Sắp đến hạn khai thuế doanh nghiệp mà chưa chốt sổ: cần làm gì trước?

Doanh nghiệp sắp đến hạn khai thuế doanh nghiệp (法人税 – hojinzei) nhưng vẫn còn thiếu hoá đơn, chưa đối chiếu ngân hàng và chưa khoá sổ.

Chủ doanh nghiệp cần làm gì trước để xử lý hồ sơ đúng hạn?

1. Kiểm hạn thực tế trước khi xếp việc

Với hồ sơ quyết toán thuế doanh nghiệp, hạn chung là trong hai tháng tính từ ngày sau khi năm tài chính (事業年度 – jigyo nendo) kết thúc. Nếu đã được gia hạn, dùng hạn đã gia hạn. Hạn nộp tờ khai rơi vào thứ Bảy, Chủ nhật hoặc ngày lễ thì áp dụng ngày tiếp theo theo quy định. Bài này nói về quyết toán (確定申告 – kakutei shinkoku) năm, không dùng mốc này cho mọi hồ sơ khai giữa năm. ①① Căn cứ: Cơ quan Thuế Quốc gia Nhật Bản — C1-1, mục thời điểm nộp.Đóng

Doanh nghiệp cần lấy ngày kết thúc năm tài chính từ hồ sơ doanh nghiệp và xác nhận với người lập tờ khai. Tháng cửa hàng nghỉ, ngày kế toán gửi bảng tổng hợp và ngày nhận thư nhắc không phải căn cứ để thay ngày kết thúc kỳ. Nếu đã làm thủ tục gia hạn, doanh nghiệp nên tìm bản đã nộp và kiểm trạng thái áp dụng. Bản nháp còn trong máy chưa chứng minh thủ tục đã hoàn thành.

Khi báo tình trạng hồ sơ, doanh nghiệp nên nêu kỳ cần khai, hạn đang theo dõi, người lập tờ khai, phần sổ đã hoàn thành và vướng mắc lớn nhất. Ngày cập nhật giúp người nhận biết tình trạng này còn mới hay đã thay đổi. Nếu hạn đã qua, doanh nghiệp cần nói rõ để chuyên viên thuế xử lý theo tình trạng thực tế.

2. Gia hạn cần có căn cứ và thủ tục riêng

Trường hợp 1: Gia hạn theo điều lệ công ty hoặc hoàn cảnh đặc biệt

Trong một số trường hợp, doanh nghiệp có thể xin gia hạn thời hạn khai thuế nếu không thể tổ chức cuộc họp thường niên để phê duyệt quyết toán trong vòng hai tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính, do quy định trong điều lệ công ty (定款 – teikan) hoặc hoàn cảnh đặc biệt.

Đối với pháp nhân không áp dụng chế độ tính thuế theo nhóm, đơn xin gia hạn phải được nộp chậm nhất vào ngày cuối cùng của năm tài chính mà doanh nghiệp muốn bắt đầu áp dụng gia hạn. Pháp nhân áp dụng chế độ tính thuế theo nhóm có thời hạn riêng.

Hồ sơ cần kèm bản sao điều lệ công ty hoặc văn bản tương ứng. Vì vậy, doanh nghiệp nên kiểm tra điều kiện và chuẩn bị thủ tục trước khi kết thúc năm tài chính, thay vì đợi đến gần hạn khai thuế mới bắt đầu thực hiện. ②② Căn cứ: Cơ quan Thuế Quốc gia Nhật Bản — C1-17, đối tượng, thời điểm nộp và tài liệu kèm.Đóng

Trường hợp 2: Gia hạn do thiên tai hoặc lý do bất khả kháng

Nếu xảy ra thiên tai hoặc sự cố khách quan khiến doanh nghiệp không thể khai, nộp thuế đúng hạn, doanh nghiệp có thể được xem xét gia hạn theo quy định riêng.

Việc gia hạn có thể được áp dụng cho một khu vực, một nhóm đối tượng được chỉ định hoặc xét riêng theo đơn đề nghị.

Đối với trường hợp xét riêng, cơ quan thuế sẽ xem xét nguyên nhân khiến doanh nghiệp không thể thực hiện nghĩa vụ đúng hạn. Thời hạn gia hạn được xác định trong phạm vi hai tháng kể từ khi lý do cản trở chấm dứt, không có nghĩa doanh nghiệp đương nhiên được cộng thêm hai tháng. ③③ Căn cứ: Cơ quan Thuế Quốc gia Nhật Bản — No.8001, gia hạn khu vực, đối tượng và riêng theo đơn.Đóng

3. Gom chứng từ thiếu thành một danh sách xử lý

Doanh nghiệp nên bàn giao cả dữ liệu đã có và danh sách chứng từ còn thiếu. Với mỗi khoản đang vướng, cần ghi rõ giao dịch, kỳ phát sinh, tài liệu cần bổ sung, người phụ trách và thời hạn dự kiến hoàn thành.

Các nhóm cần rà soát gồm:

• Ngân hàng, tiền mặt: Sao kê, sổ tiền mặt và các khoản chênh lệch chưa đối chiếu.
• Doanh thu, công nợ: Hóa đơn bán hàng, chứng từ giao hàng, thanh toán và khoản chưa khớp.
• Mua hàng, chi phí: Hóa đơn, chứng từ mua hàng, mục đích chi và tài liệu cần xin cấp lại.
• Lương, tài sản: Bảng lương, chứng từ mua tài sản và thông tin sử dụng.

Ví dụ: Công ty chuyển 300.000 yên cho nhà cung cấp nhưng chưa xác định đó là tiền mua hàng hay khoản tạm ứng. Người phụ trách cần gửi sao kê, nội dung trao đổi với nhà cung cấp và đánh dấu khoản tiền chưa rõ để kế toán kiểm tra, thay vì tự ghi nhận thành chi phí.

Danh sách trên chỉ nhằm tổ chức hồ sơ bàn giao, không phải bộ chứng từ bắt buộc cho mọi tờ khai. Khi bổ sung tài liệu, doanh nghiệp nên ghi ngày cập nhật để tránh sử dụng nhầm phiên bản cũ.

4. Kiểm riêng hạn nộp tiền và từng loại thuế

Được gia hạn nộp tờ khai không có nghĩa doanh nghiệp được miễn tiền lãi hoặc tự động gia hạn mọi nghĩa vụ nộp thuế.

Đối với thuế doanh nghiệp, trường hợp được gia hạn theo thủ tục thông thường có thể phát sinh tiền lãi trong thời gian gia hạn (利子税). Nếu nộp tiền quá hạn mà không thuộc trường hợp gia hạn phù hợp, có thể phát sinh tiền chậm nộp (延滞税). Việc khai muộn còn có thể dẫn đến khoản phạt khai muộn (無申告加算税), tùy tình huống và quy định áp dụng. ④④ Căn cứ: Cơ quan Thuế Quốc gia Nhật Bản — FAQ chế độ tính thuế theo nhóm, câu 25; hướng dẫn tổng hợp về nộp thuế, mục 3; chỉ dẫn xử lý phạt khai muộn thuế doanh nghiệp, phần 2.Đóng

Nếu chưa hoàn tất quyết toán nhưng cần xử lý nghĩa vụ thanh toán, doanh nghiệp nên hỏi chuyên viên thuế về khả năng nộp trước số thuế dự kiến và cách điều chỉnh khi có số liệu chính thức. Không tự lấy số thuế năm trước làm số phải nộp của năm nay. ⑤⑤ Căn cứ: e-Tax — hỏi đáp nộp trực tiếp số thuế dự kiến khi gia hạn thuế doanh nghiệp.Đóng

Thuế tiêu dùng (消費税 – shohizei) và thuế địa phương (地方税 – chihozei) phải được kiểm tra riêng. Việc gia hạn khai thuế doanh nghiệp không đồng nghĩa mọi nghĩa vụ thuế khác cũng được gia hạn. Doanh nghiệp cần xác nhận điều kiện, thủ tục, thời hạn khai và nộp tiền tương ứng với từng loại thuế. ⑥⑥ Căn cứ: Cơ quan Thuế Quốc gia Nhật Bản — No.6610, gia hạn thuế tiêu dùng.Đóng

Trước hạn, doanh nghiệp nên yêu cầu chuyên viên thuế xác nhận ba thông tin: hạn nộp tờ khai, hạn thanh toán và khoản tiền dự kiến cần chuẩn bị.

5. Chốt người phụ trách và lưu bằng chứng hoàn thành

Trước khi kết thúc rà soát, doanh nghiệp cần xác nhận người phụ trách và thời hạn cho từng việc: bổ sung chứng từ, đối chiếu sổ sách, xác nhận hạn khai thuế, lập tờ khai và thanh toán. Chủ doanh nghiệp nên nhận được danh sách công việc còn tồn đọng, thay vì chỉ biết “kế toán đang xử lý”.

Khi hoàn thành, cần lưu thông tin tiếp nhận tờ khai và chứng từ nộp tiền theo từng kỳ. Phân biệt rõ đã gửi hồ sơ cho chuyên viên thuế với đã nộp tờ khai cho cơ quan thuế, tránh hiểu nhầm công việc đã hoàn tất.

ATTO hỗ trợ tập hợp, lưu trữ và đối chiếu chứng từ, nhập dữ liệu kế toán. Việc xác định thuế, lập hồ sơ theo phán đoán thuế và đại diện khai do chuyên viên thuế (税理士) thực hiện.

LIÊN HỆ ATTO

Nguồn tham khảo

• Cơ quan Thuế Quốc gia Nhật Bản — C1-1: thủ tục khai thuế doanh nghiệp.
• Cơ quan Thuế Quốc gia Nhật Bản — C1-17: gia hạn theo điều lệ và các căn cứ tương ứng.
• Cơ quan Thuế Quốc gia Nhật Bản — No.8001: gia hạn do thiên tai và lý do bất khả kháng.
• Cơ quan Thuế Quốc gia Nhật Bản — FAQ câu 25: gia hạn nộp thuế doanh nghiệp và tiền lãi, có so sánh với pháp nhân ngoài nhóm.
• e-Tax — Nộp trực tiếp số thuế dự kiến khi gia hạn.
• Cơ quan Thuế Quốc gia Nhật Bản — No.6610: hạn khai và gia hạn thuế tiêu dùng của pháp nhân.
• Cơ quan Thuế Quốc gia Nhật Bản — Hướng dẫn tổng hợp về nộp thuế, mục 3.
• Cơ quan Thuế Quốc gia Nhật Bản — Chỉ dẫn xử lý khoản phạt khai thiếu và khai muộn thuế doanh nghiệp, phần 2.
• Cơ quan Thuế Quốc gia Nhật Bản — FAQ thủ tục kiểm tra, câu 14.

Từ vựng chuyên môn

Bảng này để tra nhanh và để copy chữ Hán khi cần hỏi lại chuyên gia.