Mất hoá đơn mua hàng: còn được khấu trừ thuế tiêu dùng không?

Công ty đã mua hàng, thanh toán và ghi sổ kế toán, nhưng đến kỳ quyết toán lại không tìm thấy hoá đơn. Liệu khoản thuế tiêu dùng đã trả có còn được khấu trừ?

1. Mất hoá đơn có bị mất quyền khấu trừ không?

Về nguyên tắc khấu trừ thuế tiêu dùng đầu vào, doanh nghiệp cần lưu chứng từ được chấp nhận: hoá đơn đủ điều kiện (適格請求書 – Invoice), bản rút gọn, bảng kê mua vào đủ điều kiện hoặc dữ liệu điện tử tương ứng. ①① Căn cứ: Cơ quan Thuế Quốc gia Nhật Bản (国税庁 – Kokuzeicho) — No.6496; No.6497.Đóng

Mất bản giấy chưa đồng nghĩa mất quyền khấu trừ: còn bản điện tử của chính chứng từ đã mất thì chỉ cần lấy lại; dữ liệu gốc vẫn tìm được qua bên bán hoặc hồ sơ nội bộ thì bổ sung bằng bản đó. Chỉ khi không còn chứng từ nào liên quan mới cần xét ngoại lệ chỉ cần lưu sổ ở mục 4. Hoá đơn nhận bằng dữ liệu điện tử còn có điều kiện lưu trữ riêng — xem Sổ và chứng từ công ty cần giữ đến khi nào?

2. Làm gì để tìm lại hoặc bổ sung chứng từ?

Có ba cách xử lý, theo thứ tự nên thử trước khi chuyển sang cách tiếp theo.

Cách 1 – Tìm trong hồ sơ đang có

Tra hộp thư của người mua, dữ liệu đơn hàng và hồ sơ hoàn ứng (doanh nghiệp trả lại tiền nhân viên đã chi hộ) — chứng từ nhân viên gửi khi hoàn ứng có thể đang nằm trong hồ sơ thanh toán, dù không có ở thư mục mua hàng.

Cách 2 – Xin lại hoá đơn từ bên bán

Cung cấp mã đơn, ngày mua, mặt hàng, số tiền và chứng từ thanh toán đang có để bên bán nhận diện đúng giao dịch, rồi đề nghị cung cấp lại; việc cấp lại phụ thuộc từng trường hợp. Với khoản mua online, tên nền tảng trên sao kê chưa đủ để xác định người phát hành chứng từ — cần nối mã đơn với đúng người bán và chứng từ giao dịch.

Cách 3 – Tự lập bảng kê mua vào và yêu cầu bên bán xác nhận

Nếu không xin lại được hoá đơn, doanh nghiệp có thể lập bảng kê mua vào rồi gửi bên bán xác nhận. Đây là một hình thức chứng từ được pháp luật công nhận khi đáp ứng đầy đủ điều kiện. ②② Căn cứ: Cơ quan Thuế Quốc gia Nhật Bản — Q&A Invoice câu 87.Đóng

Bảng kê cần thể hiện các thông tin theo quy định, như bên mua, bên bán, mã đăng ký Invoice của bên bán, ngày giao dịch, nội dung mua hàng, số tiền theo thuế suất và số thuế tiêu dùng tương ứng.

Ví dụ: Công ty mua hàng giá 110.000 yên (đã gồm thuế 10%) nhưng làm mất Invoice. Công ty lập bảng kê thể hiện giao dịch và khoản thuế tiêu dùng 10.000 yên, sau đó gửi bên bán xác nhận.

Nếu bảng kê có đủ nội dung và được bên bán xác nhận hợp lệ, doanh nghiệp có thể sử dụng làm chứng từ phục vụ khấu trừ thuế tiêu dùng. Việc xác nhận có thể thực hiện qua email nếu đáp ứng yêu cầu về nội dung và lưu trữ.

Lưu ý: Doanh nghiệp không thể tự lập bảng kê rồi tự coi đó là Invoice hợp lệ khi chưa có xác nhận cần thiết từ bên bán.

Khi tìm lại hoặc bổ sung được chứng từ, cần đối chiếu với giao dịch đã ghi sổ, tránh nhập trùng chi phí.

3. Không thể tìm lại hoặc bổ sung chứng từ thì sao?

Nếu đã kiểm tra hồ sơ, liên hệ bên bán nhưng vẫn không có chứng từ hợp lệ, doanh nghiệp nên:

• Tập hợp thông tin giao dịch, chứng từ thanh toán và dữ liệu còn lưu.
• Kiểm tra khoản mua có thuộc ngoại lệ không bắt buộc lưu Invoice hay không.
• Đánh dấu khoản thiếu chứng từ để chuyên viên thuế kiểm tra trước khi quyết toán.

Trường hợp đặc biệt: Nếu chứng từ bị mất do thiên tai hoặc hoàn cảnh bất khả kháng mà doanh nghiệp không phải chịu trách nhiệm, pháp luật có quy định xem xét riêng. Việc thất lạc hoặc quên lưu hoá đơn thông thường không tự động thuộc ngoại lệ này. ③③ Căn cứ: Cơ quan Thuế Quốc gia Nhật Bản — thông đạt thuế tiêu dùng 11-2-22, dẫn tới 8-1-4.Đóng

Sao kê ngân hàng có thể hỗ trợ xác minh giao dịch, nhưng không mặc nhiên thay thế hoá đơn hợp lệ.

4. Trường hợp ngoại lệ: không có hoá đơn vẫn có thể được khấu trừ

Theo quy định, một số giao dịch được phép khấu trừ thuế tiêu dùng chỉ bằng việc lưu sổ kế toán đầy đủ, không bắt buộc lưu Invoice.

Đáng chú ý là ngoại lệ đối với khoản mua dưới 10.000 yên (đã gồm thuế), áp dụng từ 01/10/2023 đến 30/09/2029 cho doanh nghiệp đáp ứng một trong hai điều kiện:

• Doanh thu chịu thuế của kỳ cơ sở không quá 100 triệu yên.
• Hoặc doanh thu chịu thuế của kỳ xác định không quá 50 triệu yên.

(Kỳ cơ sở là hai năm tài chính trước; kỳ xác định là sáu tháng đầu năm tài chính liền trước. Ví dụ xét năm 2026: kỳ cơ sở là năm 2024, kỳ xác định là 01/01–30/06/2025.) ④④ Căn cứ: Cơ quan Thuế Quốc gia Nhật Bản — Q&A Invoice câu 111.Đóng

Mốc 10.000 yên này xét theo một lần giao dịch, không xét theo từng món hàng trong lần mua. Ví dụ của Cơ quan Thuế: mua một món 5.000 yên và một món 7.000 yên ở hai ngày khác nhau, mỗi lần lập chứng từ và thanh toán riêng — mỗi giao dịch dưới 10.000 yên, thuộc ngoại lệ. Nhưng mua đồng thời hai món thành một giao dịch 12.000 yên (5.000 + 7.000 yên) thì giao dịch đó không thuộc ngoại lệ này. ⑤⑤ Căn cứ: Cơ quan Thuế Quốc gia Nhật Bản — Q&A Invoice câu 112.Đóng

Ví dụ, công ty mua văn phòng phẩm 8.800 yên nhưng làm mất hoá đơn. Nếu công ty đáp ứng điều kiện áp dụng ngoại lệ và sổ kế toán có đầy đủ thông tin theo quy định, khoản mua này vẫn có thể được khấu trừ thuế tiêu dùng mà không cần lưu Invoice.

Lưu ý: Không phải mọi khoản mua dưới 10.000 yên đều được áp dụng ngoại lệ. Doanh nghiệp cần kiểm tra điều kiện trước khi kết luận khoản thuế có được khấu trừ hay không.

Ngoại lệ này áp dụng cho phía người mua — người bán đã đăng ký Invoice vẫn phải xuất hoá đơn khi bên mua là người chịu thuế yêu cầu, ngoại lệ không miễn nghĩa vụ xuất hoá đơn của người bán.

ATTO hỗ trợ tập hợp, lưu trữ và đối chiếu chứng từ, nhập dữ liệu kế toán. Việc xác định thuế, lập hồ sơ theo phán đoán thuế và đại diện khai do chuyên viên thuế (税理士) thực hiện.

LIÊN HỆ ATTO

Nguồn tham khảo

• Cơ quan Thuế Quốc gia Nhật Bản — No.6496 Lưu sổ và chứng từ, các ngoại lệ.
• No.6497 Nội dung sổ và chứng từ.
• Q&A Invoice câu 87: bảng kê mua vào được bên bán xác nhận.
• Q&A Invoice câu 111: ngoại lệ khoản mua nhỏ.
• Q&A Invoice câu 112: đơn vị xét khoản mua.
• Thông đạt 11-2-22: không lưu được do thiên tai hoặc hoàn cảnh bất khả kháng.
• Thông đạt 8-1-4: phạm vi hoàn cảnh.

Từ vựng chuyên môn

Bảng này để tra nhanh và để copy chữ Hán khi cần hỏi lại chuyên gia.