Lần đầu phải nộp thuế tiêu dùng: cần chuẩn bị gì trước quyết toán?

Lần đầu phải kê khai thuế tiêu dùng tại Nhật, nhiều doanh nghiệp chỉ tập trung gom hoá đơn mua bán trước ngày quyết toán. Tuy nhiên, hoá đơn đầy đủ chưa chắc đã đủ để lập tờ khai chính xác.

Doanh nghiệp còn cần kiểm tra các đơn thuế đã nộp, ngày đăng ký Invoice có hiệu lực, số liệu bán hàng, chứng từ mua vào và hàng tồn kho từ kỳ trước.

1. Xác nhận kỳ đầu và các đơn đã nộp

Xác định nghĩa vụ kê khai

Trước khi gom số liệu, gửi chuyên viên thuế (税理士 – Zeirishi):

• Thông tin doanh nghiệp.
• Ngày bắt đầu/kết thúc năm tài chính.
• Lịch sử đăng ký Invoice.
• Các đơn thuế đã nộp.

Đừng lấy riêng doanh thu năm nay để xác định doanh nghiệp có nghĩa vụ hay không.

Nghĩa vụ có thể phát sinh từ doanh thu kỳ dùng để xét, đăng ký Invoice, việc chọn làm doanh nghiệp chịu thuế hoặc trường hợp khác theo luật. ①① Căn cứ: Cơ quan Thuế Quốc gia Nhật Bản (国税庁 – Kokuzeicho) — No.6501.Đóng

Đăng ký Invoice giữa kỳ

Với doanh nghiệp đang miễn thuế đăng ký Invoice giữa kỳ theo biện pháp chuyển tiếp, kiểm ba ý:

• Ngày bắt đầu chịu thuế: là ngày bắt đầu đăng ký có hiệu lực (登録開始日), không phải ngày đầu kỳ. Phần kỳ trước ngày đó vẫn được miễn thuế.
• Hồ sơ và phạm vi chuyển tiếp: chỉ cần đơn đăng ký Invoice, không cần thêm đơn chọn doanh nghiệp chịu thuế (課税事業者選択届出書). Biện pháp áp dụng cho kỳ tính thuế (課税期間 – kazei kikan) có chứa một ngày trong khoảng 01/10/2023–30/09/2029.
• Các kỳ sau và việc huỷ: hết kỳ đăng ký không tự quay lại miễn thuế. Nếu kỳ chứa ngày bắt đầu đăng ký có chứa 01/10/2023, việc huỷ có thể cho áp dụng lại miễn thuế khi đủ điều kiện; nếu không chứa ngày đó thì còn ràng buộc thêm, không quay lại ngay được. ②② Căn cứ: Cơ quan Thuế Quốc gia Nhật Bản — Thông đạt giải thích pháp lệnh thuế tiêu dùng (消費税法基本通達) 21-1-1.Đóng

Lập danh sách đơn đã nộp

Lập một danh sách gồm:

• Tên đơn.
• Ngày nộp.
• Kỳ đề nghị áp dụng.
• Bản đã gửi.
• Thông báo/biên nhận.

Có đơn chọn chế độ thuế đơn giản (消費税簡易課税制度選択届出書 – shohizei kan-i kazei seido sentaku todokedesho), chọn doanh nghiệp chịu thuế hoặc thay đổi kỳ thì đưa vào cùng bộ. Ghi rõ mục nào chưa tìm được bản; nhớ đã nộp chưa phải bằng chứng đủ để người nhận xác nhận hiệu lực.

Các đơn có hạn và ngoại lệ khác nhau. Không coi hạn nộp tờ khai quyết toán là hạn chung để nộp mọi đơn lựa chọn. Chuyên viên kiểm tra kỳ áp dụng trước khi chuẩn bị cách tính và biểu mẫu. ③③ Căn cứ: Cơ quan Thuế Quốc gia Nhật Bản — No.6629, bảng các đơn và chú thích.Đóng

Xác nhận phương pháp tính thuế

Cần xác nhận cả phương pháp tính thuế đang áp dụng. Ngoài việc xác định doanh nghiệp bắt đầu phải nộp thuế từ kỳ nào, chuyên viên thuế cần kiểm tra doanh nghiệp đang áp dụng cách tính thông thường (原則課税), chế độ thuế đơn giản (簡易課税制度) hay biện pháp đặc biệt khác nếu đủ điều kiện.

Mỗi phương pháp có cách xác định số thuế và yêu cầu kê khai khác nhau. Vì vậy, doanh nghiệp không nên tự chọn phương pháp chỉ dựa vào số thuế đầu vào đã trả hoặc doanh thu của năm hiện tại.

2. Tập hợp và đối chiếu doanh thu theo từng giao dịch

Đối chiếu tiền nhận với từng hoá đơn, thay vì chỉ gửi số tổng. Chuẩn bị dữ liệu bán hàng, hoá đơn, báo cáo tiền mặt, sao kê ngân hàng và báo cáo thanh toán từ nền tảng đang dùng. Mỗi giao dịch cần nối được khách, nội dung bán, ngày giao hàng/cung cấp dịch vụ, số tiền và tình trạng thanh toán.

Ví dụ giả định: khách chuyển 300.000 yên cho ba hoá đơn, mỗi hoá đơn 100.000 yên; một hoá đơn đang có yêu cầu trả hàng.

Bảng là ví dụ tổ chức hồ sơ, chưa tính số thuế. Với đơn huỷ, trả hàng hoặc giảm giá, giữ tài liệu và nối với đơn gốc để chuyên viên kiểm. Công nợ chưa thu và tiền ứng trước cần theo dõi riêng; ghi cả ngày nhận tiền và ngày giao hàng.

Tách bán trong nước, xuất khẩu và giao dịch chưa rõ cách xử lý. Gửi hợp đồng hoặc mô tả dịch vụ cho chuyên viên xác nhận nhóm còn chờ, giữ ghi chú riêng với dữ liệu gốc.

3. Kiểm tra chứng từ mua vào, hàng tồn kho và số dư đầu kỳ

Kiểm sổ mua vào và chứng từ

Gom sổ mua vào với chứng từ của từng khoản; giữ thông tin nhà cung cấp, ngày, nội dung và số tiền. Theo nguyên tắc khấu trừ, cần lưu cả sổ sách (帳簿 – chobo) và chứng từ được chấp nhận, trong đó có hoá đơn đủ điều kiện (適格請求書); có các ngoại lệ chỉ cần sổ theo điều kiện riêng. Không kết luận mọi khoản thiếu Invoice đều mất khấu trừ. ④④ Căn cứ: Cơ quan Thuế Quốc gia Nhật Bản — No.6496.Đóng

Tách nhóm đã đủ tài liệu, nhóm cần xin lại và nhóm chờ chuyên viên xét ngoại lệ. Nếu mua online, gom chứng từ cùng dữ liệu đơn và thanh toán; không thay dữ liệu nhận được bằng bảng tổng hợp tự lập. Hồ sơ điện tử cần được giữ theo quy định tương ứng, xem hướng dẫn đã tách điều kiện Invoice và lưu dữ liệu trong bài Mua hàng trên Amazon, Rakuten cho công ty: cần lưu chứng từ gì?

Hàng tồn kho khi chuyển từ miễn thuế sang chịu thuế

Đặc biệt lưu ý hàng tồn kho khi chuyển từ diện miễn thuế sang chịu thuế. Nếu doanh nghiệp còn hàng tồn kho đã mua trong thời gian được miễn thuế và còn thực sở hữu ngay trước ngày chuyển sang chịu thuế, số hàng đó có thể thuộc diện điều chỉnh thuế đầu vào. ⑤⑤ Căn cứ: Cơ quan Thuế Quốc gia Nhật Bản — No.6491, mục 1.Đóng

Tuy nhiên, không phải toàn bộ hàng đã mua trong các năm trước đều được khấu trừ. Cần xác định hàng còn thuộc sở hữu tại thời điểm chuyển đổi, loại hàng, giá trị và các điều kiện áp dụng; không cộng mọi khoản mua từ các năm trước.

Doanh nghiệp nên chuẩn bị:

• Bảng kê hàng tồn kho.
• Số lượng.
• Giá trị.
• Ngày mua.
• Chứng từ liên quan.
• Kết quả kiểm kê thực tế.

Doanh nghiệp phải lập và lưu giữ bảng kê chi tiết hàng tồn kho thuộc diện điều chỉnh thuế đầu vào trong 7 năm.

Thời hạn 7 năm được tính từ thời điểm 2 tháng sau khi kết thúc kỳ tính thuế có lập bảng kê, chứ không tính từ ngày mua hàng hoặc ngày lập bảng kê.

Ví dụ: Doanh nghiệp có năm tài chính kết thúc ngày 31/3/2027 và lập bảng kê hàng tồn kho trong kỳ này. Thời hạn lưu giữ 7 năm bắt đầu từ ngày 1/6/2027 và kéo dài đến hết ngày 31/5/2034. ⑥⑥ Căn cứ: Cơ quan Thuế Quốc gia Nhật Bản — No.6491, yêu cầu lưu hồ sơ tại mục 1.Đóng

Đối chiếu công nợ và khoản ứng trước

Đồng thời đối chiếu khoản phải trả, nhân viên ứng tiền và thanh toán thẻ. Một chứng từ xuất hiện cả trong hoàn ứng lẫn sổ ngân hàng cần có ghi chú nối, tránh nhập cùng giao dịch hai lần. Đây là bước kiểm dữ liệu, chưa phải kết luận phần thuế được khấu trừ.

4. Lập lịch kê khai và thanh toán riêng

Hạn kê khai thông thường

Đối với doanh nghiệp kê khai thuế tiêu dùng theo năm, thời hạn kê khai và nộp thuế thông thường là trong vòng 2 tháng sau khi kết thúc năm tài chính.

Ví dụ: Doanh nghiệp chốt sổ ngày 31/3 thì hạn kê khai và nộp thuế tiêu dùng thông thường là ngày 31/5 cùng năm.

Nếu doanh nghiệp đăng ký kê khai theo kỳ 3 tháng hoặc 1 tháng, thời hạn được xác định theo từng kỳ tương ứng. Trường hợp được gia hạn có quy định riêng.

Cá nhân kinh doanh có kỳ chứa ngày 31/12 thì hạn kê khai và nộp thuế là 31/03 năm sau, thay vì cuối tháng 2. ⑦⑦ Căn cứ: Cơ quan Thuế Quốc gia Nhật Bản — No.6601.Đóng

Gia hạn kê khai

Lưu ý về gia hạn kê khai. Việc được gia hạn nộp tờ khai thuế doanh nghiệp không đồng nghĩa với việc tự động được gia hạn thuế tiêu dùng.

Pháp nhân đáp ứng điều kiện và đã thực hiện thủ tục gia hạn thuế tiêu dùng riêng có thể được gia hạn thêm một tháng đối với kỳ tính thuế chứa ngày kết thúc năm tài chính. Quy định này không tự động áp dụng cho tất cả các kỳ kê khai theo tháng hoặc ba tháng.

Gia hạn nộp tờ khai không đồng nghĩa với gia hạn nghĩa vụ thanh toán thuế. Doanh nghiệp cần xác nhận hạn nộp tiền và khoản lãi do gia hạn (利子税) phát sinh trong thời gian gia hạn theo quy định — khác với tiền chậm nộp (延滞税) khi nộp quá hạn. Doanh nghiệp thanh lý có hạn riêng, phải báo ngay cho chuyên viên. ⑧⑧ Căn cứ: Cơ quan Thuế Quốc gia Nhật Bản — No.6610; No.6601.Đóng

Phân công bàn giao trước hạn

Sau khi hạn được xác nhận, đặt lịch nội bộ cho bàn giao dữ liệu, trả lời câu hỏi, duyệt nội dung và chuẩn bị thanh toán. Chừa thời gian xử lý chứng từ thiếu; không đợi ngày cuối mới gửi mọi tài liệu.

Ghi người phụ trách nộp hồ sơ, người kiểm thông báo tiếp nhận và người thực hiện thanh toán. Số thuế, hạn cụ thể và cách nộp cần được xác nhận trước khi bố trí tiền. Nộp hồ sơ và thanh toán là hai việc cần theo dõi riêng, không đánh dấu cả hai hoàn tất từ một thông báo.

5. Bàn giao và theo dõi phần còn thiếu

Lập danh sách việc còn thiếu

Bộ hồ sơ bàn giao nên có mục lục dữ liệu, nơi lưu bản gốc, người xử lý và danh sách vấn đề còn mở. Một bảng ngắn là đủ:

Kỳ không có doanh thu

Không có doanh thu thì có cần kê khai thuế tiêu dùng không? Ngay cả khi doanh nghiệp đã thuộc diện chịu thuế, vẫn có trường hợp không bắt buộc nộp tờ khai quyết toán: khi đồng thời không phát sinh giao dịch chuyển nhượng tài sản chịu thuế trong nước (課税資産の譲渡等) và giao dịch mua vào thuộc diện đặc định (特定課税仕入れ), và không có số thuế phải nộp. Chỉ riêng doanh thu bằng không chưa đủ để kết luận không cần nộp tờ khai, vì còn phải xét cả khoản mua vào thuộc diện đặc định.

Tuy nhiên, nếu có thuế đầu vào hoặc thuế đã nộp giữa kỳ và muốn xin hoàn, doanh nghiệp vẫn cần thực hiện kê khai hoàn thuế theo điều kiện áp dụng. Vì vậy, không nên chỉ dựa vào việc doanh nghiệp có doanh thu hay không để quyết định có cần nộp tờ khai. ⑨⑨ Căn cứ: Cơ quan Thuế Quốc gia Nhật Bản — No.6605.Đóng

Chuẩn bị phụ biểu khi xin hoàn thuế

Tờ khai có các phụ biểu. Khai hoàn do thiếu số khấu trừ phải kèm thêm bản chi tiết khai hoàn thuế tiêu dùng (消費税の還付申告に関する明細書); không cần nếu chỉ hoàn khoản đã nộp giữa kỳ. Chuyên viên xác định bộ biểu mẫu; gửi hoá đơn không thay cho phụ biểu hoặc việc lưu chúng.

Hồ sơ xin hoàn dễ bị hỏi lại, nên giữ chứng từ ở dạng tra được ngay từ đầu — xem Hoàn thuế tiêu dùng: chuẩn bị gì khi cơ quan thuế kiểm tra? ⑩⑩ Căn cứ: Cơ quan Thuế Quốc gia Nhật Bản — No.6615.Đóng

Kết thúc kỳ, giữ lại bản hồ sơ đã nộp, thông báo tiếp nhận và bằng chứng thanh toán ở nơi tra lại được; cập nhật checklist cho kỳ sau từ những vướng mắc thực tế.

Nguồn tham khảo

Đối chiếu nguyên văn ngày 09/10/2026. Checklist chủ yếu cho pháp nhân, có lưu ý hạn của cá nhân kinh doanh; không thay việc xác nhận nghĩa vụ cụ thể.

• Cơ quan Thuế Quốc gia Nhật Bản — No.6501 Nghĩa vụ và miễn thuế.
• No.6629 Các loại đơn và hạn nộp.
• No.6601 Kê khai và nộp thuế.
• No.6610 Gia hạn kê khai của pháp nhân.
• No.6496 Sổ sách và chứng từ khấu trừ.
• No.6491 Điều chỉnh hàng tồn khi thay đổi trạng thái thuế.
• No.6605 Kỳ không có giao dịch chịu thuế và nghĩa vụ nộp tờ khai.
• No.6615 Phụ biểu của tờ khai.
• Cơ quan Thuế Quốc gia Nhật Bản — Thông đạt giải thích pháp lệnh thuế tiêu dùng (消費税法基本通達) 21-1-1, chương Biện pháp chuyển tiếp.

Tóm tắt

Lần đầu phải kê khai thuế tiêu dùng, doanh nghiệp không nên đợi đến cuối kỳ mới tập hợp hoá đơn.

Cần xác nhận trước thời điểm bắt đầu chịu thuế, các đơn đã nộp và phương pháp tính thuế, sau đó đối chiếu doanh thu, chứng từ mua vào, hàng tồn kho và số liệu thanh toán.

Đặc biệt, doanh nghiệp cần lưu ý hàng tồn kho từ thời kỳ miễn thuế, hạn nộp tờ khai và hạn thanh toán để tránh bỏ sót quyền lợi hoặc phát sinh sai sót.

ATTO hỗ trợ tập hợp, lưu trữ và đối chiếu chứng từ, nhập dữ liệu kế toán. Việc xác định thuế, lập hồ sơ theo phán đoán thuế và đại diện khai do chuyên viên thuế (税理士) thực hiện.

LIÊN HỆ ATTO

Từ vựng chuyên môn

Bảng này để tra nhanh và để copy chữ Hán khi cần hỏi lại chuyên gia.