Công ty mới tại Nhật: nên thuê kế toán ngoài hay tự làm?

Công ty nước ngoài mới mở tại Nhật thường phân vân: tự tuyển người ghi sổ kế toán trong công ty, hay thuê một đơn vị bên ngoài xử lý toàn bộ? Không có câu trả lời đúng cho mọi trường hợp — nhưng có vài điểm giúp công ty cân nhắc đúng hướng.

1. Tự làm kế toán thực ra là tự làm phần nào?

Kế toán tại Nhật chia làm hai phần khác bản chất: ghi sổ (記帳) — nhập chứng từ, phân loại thu chi, lập sổ sách hằng ngày — và xác định thuế, lập tờ khai, tư vấn thuế (税務代理・税務書類の作成・税務相談). Theo Luật Chuyên viên thuế (税理士法), phần thứ hai chỉ chuyên viên thuế mới được thực hiện khi làm thay cho người/công ty khác để lấy phí — công ty tự lập và tự nộp tờ khai của chính mình bằng nhân viên trong công ty thì không vi phạm luật này.

Vì vậy, "công ty tự làm kế toán" trong thực tế có hai mức: (1) chỉ tự làm phần ghi sổ, cuối kỳ gửi số liệu cho chuyên viên thuế bên ngoài xử lý quyết toán — phổ biến nhất vì cần hiểu đúng quy định thuế Nhật; hoặc (2) tự làm cả phần khai thuế bằng nhân viên trong công ty — hợp pháp, nhưng đòi hỏi công ty có người đủ am hiểu để tránh sai sót. ①① Căn cứ: 国税庁 — 税理士制度のQ&A, mục 6 "税理士法違反行為", Điều 52: cấm người không phải chuyên viên thuế thực hiện nghiệp vụ thuế (税務代理・税務書類の作成・税務相談) "他人の求めに応じ" (khi làm theo yêu cầu của người khác); việc tự khai cho chính mình không thuộc phạm vi cấm này.
https://www.nta.go.jp/taxes/zeirishi/zeirishiseido/qa/06.htm
Mở nguồn ↗Đóng

2. Khi nào nên cân nhắc tự ghi sổ trong công ty?

• Số lượng giao dịch mỗi tháng ít, nội dung đơn giản (ví dụ công ty mới thành lập, chưa nhiều hoạt động).
• Trong công ty có người đủ hiểu biết kế toán cơ bản và tiếng Nhật, có thời gian làm việc này đều đặn.
• Công ty mẹ ở nước ngoài muốn trực tiếp theo dõi số liệu hằng ngày thay vì chờ báo cáo định kỳ từ bên ngoài.

3. Khi nào nên thuê ngoài toàn bộ?

• Công ty mới thành lập tại Nhật, chưa có nhân sự rành kế toán Nhật hoặc tiếng Nhật.
• Giao dịch nhiều, phức tạp (nhiều loại thuế, giao dịch quốc tế, nhiều chi nhánh).
• Muốn tập trung nguồn lực vào hoạt động kinh doanh chính, không muốn tuyển thêm người cho mảng hỗ trợ.
• Cần người hiểu cả quy định thuế Nhật lẫn có thể trao đổi bằng ngôn ngữ công ty mẹ dùng.

4. Chi phí hai hướng khác nhau thế nào?

Tuyển nhân viên kế toán nội bộ phát sinh chi phí cố định hằng tháng (lương, bảo hiểm xã hội, chi phí tuyển dụng và đào tạo) dù khối lượng công việc nhiều hay ít. Thuê ngoài thường tính phí theo gói dịch vụ hoặc khối lượng công việc thực tế, linh hoạt hơn khi công ty còn nhỏ hoặc hoạt động theo mùa vụ — nhưng cần chọn đơn vị hiểu rõ đặc thù công ty nước ngoài tại Nhật để tránh phát sinh chi phí ngoài dự kiến.

Không có con số chung đúng cho mọi công ty; nên so sánh dựa trên quy mô giao dịch thực tế và kế hoạch phát triển của công ty trong 1-2 năm tới, không chỉ nhìn chi phí trước mắt.

ATTO hỗ trợ tập hợp, lưu trữ và đối chiếu chứng từ, ghi sổ kế toán theo nhu cầu công ty — có thể hỗ trợ một phần hoặc toàn bộ tuỳ quy mô. Việc xác định thuế, lập hồ sơ theo phán đoán thuế và đại diện khai do chuyên viên thuế thực hiện.

LIÊN HỆ ATTO

Từ vựng chuyên môn