Công ty đã nộp hồ sơ hoàn thuế tiêu dùng tại Nhật, nhưng sau đó nhận được điện thoại từ cơ quan thuế yêu cầu kiểm tra chứng từ.
Đây có phải là kiểm tra thuế (税務調査 – zeimu chosa)? Doanh nghiệp cần chuẩn bị những giấy tờ gì?
Trả lời nhanh
Trên thực tế, không phải mọi yêu cầu kiểm tra hồ sơ hoàn thuế đều là một cuộc kiểm tra thuế chính thức. Cơ quan thuế có thể yêu cầu xác minh, bổ sung tài liệu hoặc tiến hành kiểm tra thuế theo thủ tục riêng.
Vì vậy, trước tiên doanh nghiệp cần xác nhận rõ nội dung yêu cầu, sau đó phối hợp với chuyên viên thuế (税理士 – Zeirishi) để chuẩn bị hồ sơ phù hợp.
Bài liên quan trên ATTO
1. Có phải đang bị kiểm tra thuế (税務調査)?
Cơ quan Thuế Quốc gia Nhật Bản (国税庁 – Kokuzeicho) phân biệt hai việc: kiểm tra thuế chính thức và đề nghị doanh nghiệp tự rà soát theo hướng dẫn hành chính. Cán bộ thông báo loại thủ tục trước khi tiến hành — không mặc định mọi liên hệ đều là cùng một thủ tục. ① Căn cứ: Cơ quan Thuế Quốc gia Nhật Bản — FAQ thủ tục kiểm tra thuế dành cho người nộp thuế, câu 2 và 20.
Thông báo trước thường qua điện thoại; cơ quan thuế không cấp riêng văn bản thông báo theo yêu cầu doanh nghiệp. Khi nhận liên hệ, ghi lại tên cơ quan, người liên hệ, yêu cầu cụ thể và kỳ, loại thuế được nhắc tới, rồi chuyển nguyên văn cho chuyên viên thuế phụ trách. Nếu đã ghi sự đồng ý nhận thông báo qua chuyên viên trên giấy uỷ quyền đại diện thuế (税務代理権限証書), cơ quan thuế thông báo thẳng cho chuyên viên; nếu chưa ghi, cơ quan thuế thông báo cho cả hai bên. ② Căn cứ: Cơ quan Thuế Quốc gia Nhật Bản — FAQ kiểm tra thuế, câu 12 và 14.
2. Cần chuẩn bị những chứng từ gì?
Khi cơ quan thuế yêu cầu kiểm tra hồ sơ hoàn thuế tiêu dùng, doanh nghiệp nên chuẩn bị:
- Hồ sơ đã khai thuế: Tờ khai hoàn thuế (還付申告), phụ lục, bản chi tiết hoàn thuế nếu thuộc diện phải nộp.
- Chứng từ bán hàng: Hợp đồng, hoá đơn, chứng từ giao hàng.
- Chứng từ mua hàng: Hoá đơn đủ điều kiện (適格請求書 – Invoice), hoá đơn tài sản, chứng từ mua vào.
- Hồ sơ xuất khẩu (nếu có): Chứng từ hải quan, vận chuyển và giao dịch xuất khẩu — xem thêm Doanh nghiệp xuất khẩu cần chuẩn bị giấy tờ gì để hoàn thuế tiêu dùng?
- Chứng từ thanh toán: Sao kê ngân hàng, chứng từ thu chi, công nợ.
- Dữ liệu kế toán: Sổ cái (総勘定元帳 – sokanjo motocho), bảng tổng hợp giao dịch và danh sách chứng từ còn thiếu. ③ Căn cứ: Cơ quan Thuế Quốc gia Nhật Bản — No.6496, No.6497.
Danh sách trên giúp doanh nghiệp chủ động chuẩn bị hồ sơ trước khi làm việc với cơ quan thuế. Tuỳ từng trường hợp hoàn thuế và nội dung kiểm tra, doanh nghiệp có thể được yêu cầu cung cấp thêm chứng từ hoặc tài liệu liên quan.
Riêng bản chi tiết hoàn thuế tiêu dùng (消費税の還付申告に関する明細書), việc có phải nộp hay không phụ thuộc vào lý do phát sinh khoản hoàn thuế — hoàn do thuế đầu vào vượt thuế đầu ra thì cần kèm bản này, chỉ hoàn khoản đã nộp giữa kỳ thì không cần; không áp dụng giống nhau cho mọi hồ sơ. ④ Căn cứ: Cơ quan Thuế Quốc gia Nhật Bản — No.6615.
3. Nếu thiếu hoặc sai chứng từ thì sao?
Doanh nghiệp đối chiếu số liệu theo ba nhóm — doanh thu (sổ, phụ lục, hồ sơ bán hàng), mua vào (sổ với chứng từ từng khoản mua) và thanh toán (khoản đã thu/trả với dữ liệu công nợ) — rồi lập danh sách còn thiếu, phân theo hai tình trạng: chưa tìm thấy (chứng từ đã được gửi nhưng chưa xác định đang ở đâu) và chưa từng được cấp (cần kiểm tài liệu đã có và việc phải bổ sung). Danh sách này là gợi ý vận hành, không phải bộ hồ sơ pháp luật bắt buộc.
Không tìm được chứng từ thì vẫn bàn giao bằng chứng còn có và tình trạng thực tế cho chuyên viên thuế xử lý — không làm giả hoá đơn, sửa ngày hoặc ghi "đủ hồ sơ" chỉ để đóng danh sách. Chuyên viên sẽ đánh giá khoản mua có thuộc ngoại lệ hay không và hồ sơ còn thiếu ảnh hưởng thế nào tới việc kê khai. Xem thêm Mất hoá đơn mua hàng: còn được khấu trừ thuế tiêu dùng không?
Với hồ sơ điện tử, có thể trình bày trên màn hình hoặc nộp theo phương thức cơ quan thuế yêu cầu — in ra để nộp không thay được yêu cầu lưu dữ liệu điện tử. Doanh nghiệp cũng nên lưu riêng ghi chú nội bộ với văn bản nhận từ cơ quan thuế, đánh dấu chỗ chưa hiểu để chuyên viên xác nhận, tránh để cách hiểu riêng của mình bị đọc thành yêu cầu của cơ quan thuế. ⑤ Căn cứ: Cơ quan Thuế Quốc gia Nhật Bản — FAQ kiểm tra thuế, câu 5.
ATTO hỗ trợ tập hợp, lưu trữ và đối chiếu chứng từ, nhập dữ liệu kế toán. Việc xác định thuế, lập hồ sơ theo phán đoán thuế và đại diện khai do chuyên viên thuế (税理士) thực hiện.
Nguồn tham khảo
- Cơ quan Thuế Quốc gia Nhật Bản — FAQ thủ tục kiểm tra thuế dành cho người nộp thuế, câu 2, 5, 12, 14, 20; bản có cập nhật 07/2026.
- Cơ quan Thuế Quốc gia Nhật Bản — No.6615: hồ sơ đính kèm tờ khai và ngoại lệ hoàn khoản nộp giữa kỳ.
- Cơ quan Thuế Quốc gia Nhật Bản — No.6496: lưu sổ và chứng từ để khấu trừ; No.6497: thông tin cần ghi.
Từ vựng chuyên môn
Bảng này để tra nhanh và để copy chữ Hán khi cần hỏi lại chuyên gia.
| Tiếng Việt | Chữ Hán | Cách đọc |
|---|---|---|
| Kiểm tra thuế | 税務調査 | zeimu chosa |
| Tờ khai hoàn thuế | 還付申告 | kanpu shinkoku |
| Bản chi tiết khai hoàn thuế tiêu dùng | 消費税の還付申告に関する明細書 | shohizei no kanpu shinkoku ni kansuru meisaisho |
| Hoá đơn đủ điều kiện | 適格請求書 | tekikaku seikyusho |
| Sổ cái | 総勘定元帳 | sokanjo motocho |
| Giấy uỷ quyền đại diện thuế | 税務代理権限証書 | zeimu dairi kengen shosho |
| Chuyên viên thuế | 税理士 | Zeirishi |
| Cơ quan Thuế Quốc gia Nhật Bản | 国税庁 | Kokuzeicho |
ATTO
Đối tác hỗ trợ pháp lý, đầu tư và phát triển doanh nghiệp tại Nhật Bản
Visa & tư cách lưu trú · Đầu tư & thành lập doanh nghiệp · Kế toán & Thuế · Vận hành doanh nghiệp & Back Office · Giới thiệu nhân sự · Kỹ năng đặc định · Kết nối đối tác kinh doanh
Các nghiệp vụ chuyên môn độc quyền được thực hiện bởi chuyên gia có tư cách hành nghề: luật sư hành chính (Gyoseishoshi), chuyên viên thuế (Zeirishi), luật sư tư pháp (Shihoshoshi), chuyên viên lao động và bảo hiểm (Sharoushi).
Liên hệ ATTO để được tư vấn ban đầu miễn phí và kết nối chuyên gia phù hợp →
