Sửa cửa hàng: cần hồ sơ gì để phân biệt sửa chữa với nâng cấp tài sản?

Cửa hàng tại Nhật vừa làm lại quầy, sửa đường điện và thay thiết bị; nhà thầu xuất một hoá đơn chung ghi "sửa chữa cửa hàng".

Khoản nào được ghi chi phí sửa chữa, khoản nào phải ghi vào tài sản?

1. Sửa chữa khác nâng cấp tài sản thế nào?

Tên "sửa chữa" hay "nâng cấp" trên hoá đơn không quyết định cách ghi nhận. Khi xét thuế doanh nghiệp, quy định phân biệt theo bản chất công việc:

Một đợt thi công có thể gồm cả hai loại chi phí cùng lúc — xem ví dụ ở mục 2. Doanh nghiệp cung cấp thông tin thực tế để chuyên viên thuế (税理士 – Zeirishi) xác nhận cách xử lý theo hồ sơ, không chỉ theo tên ghi trên hoá đơn.

2. Ngưỡng 200.000 và 600.000 yên áp dụng ra sao?

Hai ngưỡng tiền cần biết

Ngoài ngưỡng 600.000 yên, còn có tiêu chí không quá khoảng 10% giá trị mua tài sản. Phải đọc cùng điều kiện áp dụng, không dùng ngưỡng tiền để tự chia nhỏ công trình. ②② Căn cứ: Cơ quan Thuế Quốc gia Nhật Bản — No.5402; thông đạt thuế doanh nghiệp 7-8-3, 7-8-4.Đóng

Trường hợp sửa chữa định kỳ khoảng ba năm trở xuống cũng có cách xử lý riêng nếu đáp ứng điều kiện. Chu kỳ phải có căn cứ, không phải dự định thay tiếp của doanh nghiệp.

Ví dụ: Thi công cửa hàng hết 1.200.000 yên

Điểm cần nhớ: Một hoá đơn không có nghĩa toàn bộ khoản tiền phải được xử lý thuế giống nhau. Cần căn cứ từng hạng mục thực tế.

Lưu ý: Ví dụ này là tình huống giả định, không nên gắn nhãn "được trừ" hay "phải khấu hao" một cách tuyệt đối cho từng dòng khi chưa đủ thông tin. ③③ Căn cứ: Cơ quan Thuế Quốc gia Nhật Bản — No.5402, 修繕費とならないものの判定.Đóng

3. Sửa cửa hàng cần giữ hồ sơ gì?

Checklist hồ sơ sửa chữa cửa hàng:

• Báo giá chi tiết từng hạng mục (見積書)
• Hợp đồng thi công và các thay đổi phát sinh (工事請負契約書)
• Hoá đơn và chứng từ thanh toán (請求書)
• Ảnh trước và sau thi công
• Biên bản nghiệm thu hoặc bàn giao, nếu có (検収書)
• Thông tin tài sản cũ, thiết bị cũ và lịch sử sửa chữa
• Hợp đồng thuê và thoả thuận với chủ nhà, nếu là cửa hàng thuê

Với từng hạng mục, người phụ trách ghi vị trí thi công, tài sản liên quan, lý do làm và nội dung thực hiện — đây là gợi ý tổ chức thông tin, không phải danh sách biểu mẫu bắt buộc áp dụng cho mọi công trình. Nếu thay thiết bị hay linh kiện, giữ thêm thông số cũ và mới, lý do thay. Không dựng lại ảnh hoặc yêu cầu nhà thầu viết sai nội dung công việc.

Một dòng "thi công quầy" chung không cho thấy hai công việc khác nhau nếu nhà thầu vừa sửa phần hỏng vừa lắp thêm khu trưng bày mới. Doanh nghiệp có thể đề nghị nhà thầu bổ sung bảng mô tả và chi phí thực tế của từng phần để chuyên viên thuế xem xét.

Với cửa hàng thuê, không mặc định tài sản nằm trong nhà thuê thì toàn bộ tiền chi đều là sửa chữa — bổ sung hợp đồng thuê, thoả thuận thi công với chủ nhà, và bên chịu chi phí.

4. Một hoá đơn có nhiều hạng mục thì xử lý thế nào?

Bảng bàn giao có thể tách theo hạng mục thực tế: sửa phần cũ, thay bộ phận, lắp thêm, thay đổi mục đích sử dụng, hoặc mua thiết bị mới. Người phụ trách kèm số chứng từ và tài sản liên quan để người soát tìm lại được. Tên nhóm trong bảng chưa phải quyết định cuối về tài khoản kế toán hoặc xử lý thuế. Hạng mục mua thiết bị mới có cách gom hồ sơ riêng — xem Mua máy móc cho công ty: trừ một lần hay chia nhiều năm?

Nếu nhà thầu báo một giá trọn gói, người phụ trách giữ bản gốc và hỏi thông tin còn thiếu, ghi rõ chưa có thay vì tự phân bổ theo tỷ lệ mong muốn. Trường hợp thi công nhiều giai đoạn, ghi kế hoạch chung và việc từng giai đoạn đã hoàn thành, tránh bỏ sót hoặc ghi nhận trùng.

Với phần cần ghi nhận vào tài sản, nguyên tắc là khấu hao riêng phần đầu tư bổ sung như một tài sản mới có cùng loại và thời gian sử dụng theo quy định với tài sản cũ, đồng thời có các ngoại lệ. Doanh nghiệp giữ hồ sơ tài sản cũ và bảng theo dõi khấu hao để chuyên viên thuế kiểm, không tự lấy thời gian còn lại của hợp đồng thuê làm thời gian khấu hao cho mọi hạng mục. ④④ Căn cứ: Cơ quan Thuế Quốc gia Nhật Bản — No.5405.Đóng

Nếu công việc nhằm phục hồi sau thiên tai, cách xử lý chi phí khác với sửa chữa thông thường — người phụ trách nêu rõ nguyên nhân và giữ bằng chứng thiệt hại, không dùng quy tắc của trường hợp đó cho mọi đợt sửa cửa hàng. ⑤⑤ Căn cứ: Cơ quan Thuế Quốc gia Nhật Bản — No.5402, mục tài sản bị thiệt hại do thiên tai.Đóng

ATTO hỗ trợ tập hợp, lưu trữ và đối chiếu chứng từ, nhập dữ liệu kế toán. Việc xác định thuế, lập hồ sơ theo phán đoán thuế và đại diện khai do chuyên viên thuế (税理士) thực hiện. Phần khấu trừ thuế tiêu dùng cần kiểm riêng; phân loại được chi phí sửa chữa trong thuế doanh nghiệp chưa thay thế việc kiểm điều kiện khấu trừ và chứng từ của sắc thuế đó.

LIÊN HỆ ATTO

Nguồn tham khảo

• Cơ quan Thuế Quốc gia Nhật Bản — No.5402: 修繕費とならないものの判定.
• Cơ quan Thuế Quốc gia Nhật Bản — Thông đạt thuế doanh nghiệp, phần 7-8: 資本的支出と修繕費.
• Cơ quan Thuế Quốc gia Nhật Bản — No.5405: 資本的支出後の減価償却資産の償却方法等.

Từ vựng chuyên môn

Bảng này để tra nhanh và để copy chữ Hán khi cần hỏi lại chuyên gia.