Công ty cần mua một chiếc bàn làm việc cũ hoặc thiết bị văn phòng đã dùng, đặt trên Mercari từ một người bán cá nhân. Hàng đã nhận, tiền đã chuyển, nhưng không có Invoice nào được gửi.
Không có Invoice, công ty cần lưu chứng từ gì để kế toán ghi nhận khoản mua này?
Trả lời nhanh
- Ưu tiên người bán có thể cung cấp Invoice khi mua hàng cho công ty.
- Nếu mua từ cá nhân không có Invoice, chủ động lưu thông tin sản phẩm, xác nhận mua, thanh toán và nhận hàng.
- Lưu dữ liệu ngay khi giao dịch, tránh phụ thuộc hoàn toàn vào lịch sử trên nền tảng.
- Không có Invoice không tự động đồng nghĩa không được ghi nhận chi phí; điều kiện khấu trừ thuế tiêu dùng cần kiểm tra riêng.
Bài liên quan trên ATTO
1. Nên kiểm tra người bán trước khi mua hàng cho công ty
Nên ưu tiên người bán là công ty có đăng ký Invoice và có thể cung cấp chứng từ phù hợp. Trên các nền tảng này có nhiều người bán cá nhân và có thể không đăng ký Invoice.
Người bán cá nhân không có Invoice không có nghĩa khoản mua không được ghi nhận vào chi phí. Cần phân biệt rõ hai việc khác nhau: chứng minh khoản chi có thật (bằng thông tin giao dịch, thanh toán, nhận hàng) và điều kiện khấu trừ thuế tiêu dùng (phụ thuộc loại chứng từ và quy định áp dụng, xem mục 4).
2. Mua từ cá nhân không có Invoice: cần lưu những gì?
Nên tập hợp thông tin theo hành trình giao dịch:
- Trước khi mua: Thông tin sản phẩm, mô tả, tình trạng hàng, giá bán và thông tin người bán hiển thị.
- Khi đặt hàng: Mã giao dịch, xác nhận mua hoặc trúng đấu giá.
- Khi thanh toán: Số tiền, thời điểm, phương thức thanh toán và các khoản phí.
- Khi nhận hàng: Thông tin vận chuyển, xác nhận giao hàng và tình trạng hàng thực nhận.
- Khi hoàn tất: Trạng thái hoàn thành giao dịch, trả hàng hoặc hoàn tiền nếu có.
Ưu tiên tải chứng từ do nền tảng cung cấp. Nếu không có chức năng tải phù hợp, có thể lưu thông tin hiển thị bằng PDF hoặc ảnh chụp màn hình, đồng thời giữ các dữ liệu giao dịch gốc khi có.
Ảnh chụp màn hình không tự động đáp ứng toàn bộ yêu cầu pháp lý — đây là cách lưu tạm khi không có lựa chọn khác, không phải chứng từ thay thế Invoice.
3. Lịch sử giao dịch có thể không còn xem được: nên lưu khi nào?
Nên lưu thông tin ngay trong quá trình giao dịch, không chờ đến cuối năm tài chính mới tìm lại — lịch sử giao dịch có thể không còn xem được, hoặc tài khoản có thể mất quyền truy cập trước khi kế toán cần đến dữ liệu.
Không phải mọi nền tảng đều tự động xoá lịch sử theo cùng một mốc thời gian — nguyên tắc an toàn là lưu chứng từ ngay khi giao dịch, không phụ thuộc vào việc lịch sử trên nền tảng còn xem được bao lâu.
4. Không có Invoice thì xử lý thuế thế nào?
Không có Invoice không tự động đồng nghĩa khoản mua không được ghi nhận vào chi phí. Điều kiện khấu trừ thuế tiêu dùng là vấn đề riêng, cần xét theo quy định áp dụng cho từng trường hợp.
Công ty đáp ứng điều kiện về doanh thu, mua một khoản dưới 10.000 yên đã gồm thuế, trong khoảng thời gian từ 01/10/2023 đến 30/09/2029, có thể chỉ cần ghi sổ kế toán đầy đủ nội dung theo quy định để được khấu trừ, không bắt buộc phải có Invoice (少額特例 – shogaku tokurei). Điều kiện về doanh thu là doanh thu chịu thuế của kỳ cơ sở (基準期間) không quá 100 triệu yên, hoặc của kỳ xác định (特定期間) không quá 50 triệu yên — đáp ứng một trong hai. Phần lớn giao dịch mua đồ cũ giá trị nhỏ của công ty quy mô nhỏ có thể rơi vào trường hợp này. Mức dưới 10.000 yên được xét theo tổng giá trị một giao dịch mua hàng chịu thuế (đã gồm thuế), không phải theo giá của từng sản phẩm riêng lẻ. ① Căn cứ: Cơ quan Thuế Quốc gia Nhật Bản — No.6496, mục 帳簿のみの保存で仕入税額控除が認められる場合, điểm về 少額特例; tài liệu 少額特例（一定規模以下の事業者に対する事務負担の軽減措置）の概要 (令和5年4月版), mục đơn vị phán định 1 vạn yên.
Lưu ý quan trọng: Quy định cũng có một ngoại lệ riêng cho việc mua đồ cũ từ người bán chưa đăng ký Invoice (古物商等特例 – kobutsusho-to tokurei), nhưng ngoại lệ này chỉ áp dụng khi đủ cả hai điều kiện: bên mua là đơn vị kinh doanh đồ cũ có giấy phép (古物商許可), và món đồ mua là hàng tồn kho (棚卸資産) để bán lại, không phải mua về dùng. Công ty mua bàn ghế, máy móc cũ về dùng cho hoạt động của công ty không thuộc diện ngoại lệ này — không thể dựa vào đây để cho rằng mua đồ cũ không cần Invoice vẫn khấu trừ được. ② Căn cứ: Cơ quan Thuế Quốc gia Nhật Bản — No.6496, mục 帳簿のみの保存で仕入税額控除が認められる場合, điểm về 古物商等特例.
Ngoài hai điểm trên, mua từ người bán chưa đăng ký Invoice (kể cả cá nhân) còn có thể thuộc diện khấu trừ một phần theo tỷ lệ giảm dần trong giai đoạn chuyển tiếp — xem chi tiết tỷ lệ và mốc thời gian ở Mua hàng của công ty không có Invoice tại Nhật: có được khấu trừ thuế tiêu dùng không?
Trường hợp cụ thể của từng giao dịch cần chuyên viên thuế (税理士 – Zeirishi) kiểm theo hồ sơ thực tế, không tự áp dụng ngoại lệ theo suy đoán. Cách lưu dữ liệu điện tử khi mua online, xem thêm Mua hàng trên Amazon, Rakuten cho công ty: cần lưu chứng từ gì?
ATTO hỗ trợ tập hợp, lưu trữ và đối chiếu chứng từ, nhập dữ liệu kế toán. Việc xác định thuế, lập hồ sơ theo phán đoán thuế và đại diện khai do chuyên viên thuế (税理士) thực hiện.
Nguồn tham khảo
Đối chiếu ngày 13/10/2026.
- Cơ quan Thuế Quốc gia Nhật Bản — No.6496: Sổ sách và hoá đơn để khấu trừ thuế tiêu dùng đầu vào.
- Cơ quan Thuế Quốc gia Nhật Bản — 少額特例（一定規模以下の事業者に対する事務負担の軽減措置）の概要 (令和5年4月版).
Từ vựng chuyên môn
Bảng này để tra nhanh và để copy chữ Hán khi cần hỏi lại chuyên gia.
| Tiếng Việt | Chữ Hán | Cách đọc |
|---|---|---|
| Cơ quan Thuế Quốc gia Nhật Bản | 国税庁 | Kokuzeicho |
| Ngoại lệ khoản mua nhỏ | 少額特例 | shogaku tokurei |
| Ngoại lệ dành cho đơn vị kinh doanh đồ cũ | 古物商等特例 | kobutsusho-to tokurei |
| Giấy phép kinh doanh đồ cũ | 古物商許可 | kobutsusho kyoka |
| Hàng tồn kho | 棚卸資産 | tanaoroshi shisan |
| Kỳ cơ sở | 基準期間 | kijun kikan |
| Kỳ xác định | 特定期間 | tokutei kikan |
| Chuyên viên thuế | 税理士 | Zeirishi |
ATTO
Đối tác hỗ trợ pháp lý, đầu tư và phát triển doanh nghiệp tại Nhật Bản
Visa & tư cách lưu trú · Đầu tư & thành lập doanh nghiệp · Kế toán & Thuế · Vận hành doanh nghiệp & Back Office · Giới thiệu nhân sự · Kỹ năng đặc định · Kết nối đối tác kinh doanh
Các nghiệp vụ chuyên môn độc quyền được thực hiện bởi chuyên gia có tư cách hành nghề: luật sư hành chính (Gyoseishoshi), chuyên viên thuế (Zeirishi), luật sư tư pháp (Shihoshoshi), chuyên viên lao động và bảo hiểm (Sharoushi).
Liên hệ ATTO để được tư vấn ban đầu miễn phí và kết nối chuyên gia phù hợp →
