Nhập hàng từ Việt Nam về Nhật cần những giấy tờ gì để giao kế toán?

Công ty nhập hàng từ Việt Nam về Nhật, đã nhận hàng và thanh toán cho đơn vị vận chuyển. Khi kế toán yêu cầu hồ sơ, doanh nghiệp chỉ có Commercial Invoice và bảng tổng tiền logistics gửi.

Những giấy tờ đó đã đủ chưa? Cần lấy thêm chứng từ gì để ghi nhận tiền hàng, thuế nhập khẩu và các khoản phí?

1. Nhập một lô hàng cần những giấy tờ gì?

Lưu ý:

• Tên chứng từ tiếng Anh có thể khác nhau tùy bên phát hành và hệ thống khai báo.
• Chi tiết thuế có thể nằm trong bộ chứng từ thông quan, không nhất thiết là giấy tờ riêng.
• B/L, SWB và AWB là các phương án tương ứng với từng phương thức vận chuyển — B/L và SWB dùng cho đường biển, AWB dùng cho đường không; không yêu cầu đủ cả ba cho một lô hàng.
• Tùy hàng hóa và giao dịch, có thể cần thêm hợp đồng, chứng từ xuất xứ, giấy phép chuyên ngành hoặc tài liệu xác định trị giá. ①① Căn cứ: Hải quan Nhật Bản — Customs Answer 1107, danh sách giấy tờ phải nộp khi khai nhập khẩu (các dòng Commercial Invoice, Packing List, vận đơn).Đóng

2. Lấy giấy tờ từ ai?

Chia thành ba nhóm:

Nhà cung cấp Việt Nam: Commercial Invoice, Packing List, hợp đồng hoặc đơn đặt hàng và chứng từ xuất xứ nếu áp dụng.

Đơn vị vận chuyển hoặc đại lý hải quan: Vận đơn, Import Permit, chi tiết thuế, chứng từ ứng hộ và hóa đơn phí dịch vụ.

Doanh nghiệp tự lưu: Chứng từ chuyển tiền, hồ sơ nhập kho, bảng đối chiếu công nợ và chứng từ liên quan đến thanh toán.

Người mua nên yêu cầu các chứng từ ngay sau thông quan, tránh để đến cuối kỳ mới tìm.

3. Giấy tờ nào quan trọng để kiểm tra thuế tiêu dùng nhập khẩu?

Commercial Invoice: Chứng minh giao dịch mua hàng, giá và thông tin hàng hóa.

Import Permit (輸入許可書): Chứng từ thông quan do Hải quan (税関 – zeikan) Nhật cấp, dùng để xác minh thông tin nhập khẩu và thuế liên quan.

Chứng từ thanh toán: Chứng minh tiền đã trả hoặc được ứng hộ, nhưng không tự thay thế chứng từ Hải quan.

Nội dung cần kiểm trên Import Permit gồm: cơ quan Hải quan, ngày được phép lấy hàng, nội dung hàng hóa, số thuế quan và thuế tiêu dùng, và tên bên nhận chứng từ. ②② Căn cứ: Cơ quan Thuế Quốc gia Nhật Bản — No.6497, mục chứng từ (5).Đóng

Riêng sổ kế toán cho hàng lấy ra khỏi khu bảo thuế, cần ghi đủ ba mục: ngày đưa hàng ra khỏi khu bảo thuế, nội dung hàng và số thuế tiêu dùng quốc gia, địa phương. ③③ Căn cứ: Cơ quan Thuế Quốc gia Nhật Bản — No.6497, mục sổ sách (3).Đóng

Không lặp lại toàn bộ điều kiện khấu trừ ở đây; xem chi tiết ở bài Nhập hàng từ Việt Nam về Nhật: Thuế tiêu dùng nhập khẩu tính thế nào?

4. Nếu công ty logistics ứng tiền thuế hộ thì kế toán xử lý hồ sơ thế nào?

Ví dụ giả định: Bên vận chuyển gửi bảng thu tiền gồm:

• 210.000 yên là tổng thuế quan và thuế tiêu dùng nhập khẩu được đại lý ứng hộ theo giả định.
• 20.000 yên là phí dịch vụ cần kiểm tra riêng.
• Kế toán cần đối chiếu số thuế với chứng từ Hải quan và phí dịch vụ với hóa đơn tương ứng.
• Không được tự coi toàn bộ 230.000 yên là thuế nhập khẩu.

Nếu đơn vị logistics đứng tên trên hồ sơ hoặc có nhiều bên tham gia, cần xác định rõ người nhập khẩu, người có nghĩa vụ nộp thuế và vai trò của đơn vị ứng tiền hộ dựa trên chứng từ thông quan và quan hệ giao dịch thực tế. ④④ Căn cứ: Cơ quan Thuế Quốc gia Nhật Bản — No.6133; hỏi đáp về uỷ thác thủ tục nhập khẩu và khấu trừ thuế.Đóng

5. Checklist bàn giao kế toán theo từng lô hàng

• Hồ sơ mua hàng có đủ và khớp thông tin không?
• Có Import Permit và thông tin thuế tương ứng không?
• Đã tách thuế quan, thuế tiêu dùng và phí dịch vụ chưa?
• Đã lưu chứng từ thanh toán và bảng ứng hộ chưa?
• Có khoản thiếu chứng từ hoặc chênh lệch cần giải thích không?

Khuyến nghị quản lý theo mã lô hàng, không để lẫn chứng từ của nhiều lô.

Lưu đúng chứng từ ngay từ khi thông quan giúp kế toán hạch toán chính xác và giảm thời gian tìm hồ sơ khi quyết toán.

ATTO hỗ trợ tập hợp, lưu trữ và đối chiếu chứng từ, nhập dữ liệu kế toán. Việc xác định thuế, lập hồ sơ theo phán đoán thuế và đại diện khai do chuyên viên thuế (税理士) thực hiện.

LIÊN HỆ ATTO

Muốn hiểu thuế tiêu dùng nhập khẩu được tính trên những khoản nào và có được khấu trừ cuối kỳ không, xem thêm: Nhập hàng từ Việt Nam về Nhật: Thuế tiêu dùng nhập khẩu tính thế nào?

Nguồn tham khảo

Đối chiếu ngày 13/10/2026.

• Hải quan Nhật Bản — Customs Answer 1107: hồ sơ khai nhập khẩu.
• Cơ quan Thuế Quốc gia Nhật Bản — No.6497: thông tin sổ sách và giấy phép nhập khẩu.
• Cơ quan Thuế Quốc gia Nhật Bản — No.6133: người có nghĩa vụ nộp thuế đối với hàng nhập khẩu.
• Cơ quan Thuế Quốc gia Nhật Bản — hỏi đáp về uỷ thác thủ tục nhập khẩu và khấu trừ thuế, pháp luật tại 01/08/2025; phải giữ điều kiện tình huống khi áp dụng.

Từ vựng chuyên môn

Bảng này để tra nhanh và để copy chữ Hán khi cần hỏi lại chuyên gia. Tên chứng từ (Commercial Invoice, Packing List, B/L, SWB, AWB, Import Permit…) xem bảng 3 ngôn ngữ ở mục 1.