Khách trả tiền mặt không lấy hóa đơn, doanh nghiệp vẫn phải ghi nhận doanh thu. Kế toán cần dữ liệu bán hàng để ghi sổ; cuối ngày hoặc cuối ca, người phụ trách đối chiếu tiền thực tế và giữ hồ sơ để giải thích các khoản chênh lệch.
1. Khách không lấy hóa đơn, kế toán ghi doanh thu bằng gì?
Kế toán có thể lấy dữ liệu từ máy bán hàng, hệ thống đơn hoặc sổ bán tại quầy. Cần theo dõi riêng tiền mặt, thẻ, chuyển khoản và khoản còn phải thu. Nếu chưa dùng phần mềm, doanh nghiệp có thể lập bảng bán hàng theo ngày hoặc ca, ghi rõ người phụ trách và chứng từ đối chiếu.
Sổ (帳簿 – chobo) của doanh nghiệp chịu thuế cần thể hiện ngày, nội dung, đối tác và số tiền phân theo thuế suất, kèm dấu nhận biết mặt hàng thuộc thuế suất giảm. Hai ngoại lệ có điều kiện khác nhau:
- Bỏ tên đối tác: Bán lẻ, quán ăn, tiệm ảnh, lữ hành, taxi, bãi đỗ xe và ngành tương ứng bán cho nhiều khách không xác định được bỏ tên đối tác khi ghi sổ.
- Ghi tổng tiền mặt theo ngày: Ngoại lệ này áp dụng cho bán lẻ và ngành tương tự theo điều kiện ghi trong quy định. Tổng từng ngày vẫn phải tách giao dịch chịu thuế với giao dịch khác và phân theo từng thuế suất.
Được bỏ tên khách không có nghĩa là được bỏ các thông tin còn lại. Hai ngoại lệ này không áp dụng chung cho mọi doanh nghiệp dịch vụ và không cho phép chỉ ghi một tổng doanh thu tiền mặt của cả tháng. Doanh nghiệp nên gửi mô tả mô hình bán hàng cho chuyên viên thuế (税理士 – Zeirishi) xác nhận cách ghi phù hợp. ① Căn cứ: Cơ quan Thuế Quốc gia Nhật Bản (国税庁 – Kokuzeicho), Tax Answer 6621, mục 記帳事項 và hai ngoại lệ về tên đối tác, tổng doanh thu tiền mặt theo ngày.
Nếu khoản thu chưa rõ là tiền bán, tiền đặt trước hay khoản khác, cần giữ diễn biến và hồ sơ để kiểm tra; không tự coi tất cả tiền trong ngăn kéo là doanh thu. Thời điểm ghi nhận giao dịch về nguyên tắc là khi giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ; ngoại lệ theo ngày nhận tiền chỉ áp dụng cho doanh nghiệp nhỏ đang dùng chế độ tiền mặt (現金主義 – genkin shugi) theo luật thuế thu nhập. ② Căn cứ: Tax Answer 6141, mục 資産の譲渡等の時期 và lưu ý về 現金主義の特例.
2. Cuối ngày đối chiếu tiền mặt thế nào?
Tiền dự kiến cuối ca = Tiền đầu ca + Tiền mặt thu vào − Tiền mặt chi ra.
– Tiền đầu ca: 20.000 yên.
– Tiền bán hàng thu bằng tiền mặt: +150.000 yên.
– Tiền hoàn khách: −10.000 yên.
– Tiền nộp ngân hàng trong ca: −100.000 yên.
Tiền dự kiến cuối ca: 20.000 + 150.000 − 10.000 − 100.000 = 60.000 yên.
Tiền kiểm đếm thực tế: 59.000 yên.
Chênh lệch: 59.000 − 60.000 = −1.000 yên, tức thiếu 1.000 yên cần kiểm tra.
Đây là ví dụ tổ chức kiểm quỹ, không phải biểu mẫu bắt buộc.
Nếu tiền thực tế không khớp, doanh nghiệp cần kiểm tra giao dịch bán, tiền thối lại, hoàn tiền và các khoản chi trong ca. Không tự điều chỉnh doanh thu chỉ để số liệu khớp với tiền kiểm đếm.
Khi mang tiền bán hàng nộp ngân hàng, người phụ trách cần nối được lần chuyển khỏi quỹ với khoản ngân hàng nhận. Việc chuyển tiền từ quỹ sang tài khoản doanh nghiệp không được nhập thêm thành một lần bán thứ hai.
3. Doanh nghiệp cần lưu những chứng từ gì?
Doanh nghiệp nên lưu dữ liệu bán hàng, báo cáo kiểm quỹ và các khoản điều chỉnh theo từng ngày hoặc ca. Mỗi khoản điều chỉnh cần có thông tin giao dịch gốc, lý do và người thực hiện để kế toán dễ đối chiếu. Giữ thêm chứng từ hoàn tiền, đơn hủy, trả hàng hoặc giảm giá và thông tin nộp tiền vào ngân hàng khi có.
Theo quy định về thuế tiêu dùng, sổ kế toán và bản sao hoá đơn đủ điều kiện (適格請求書 – Invoice) đã cấp thuộc diện phải lưu bảy năm. Thời điểm bắt đầu tính thời hạn lưu phụ thuộc vào kỳ tính thuế và loại chứng từ, không đơn giản tính từ ngày bán hàng. ③ Căn cứ: Tax Answer 6621, mục 帳簿の保存期間; Q&A Invoice câu 79, thời hạn lưu bản sao Invoice đã cấp.
Trước khi bàn giao, doanh nghiệp nên kiểm tra các ngày thiếu báo cáo, khoản tiền chưa khớp và giao dịch đang chờ xác nhận.
ATTO hỗ trợ tập hợp, lưu trữ và đối chiếu chứng từ, nhập dữ liệu kế toán. Việc xác định thuế, lập hồ sơ theo phán đoán thuế và đại diện khai do chuyên viên thuế (税理士) thực hiện.
Nguồn tham khảo
Các bước kiểm quỹ là khuyến nghị tổ chức nội bộ. Chỉ giữ nguồn cho quy định còn xuất hiện trong bài; số và thời hạn giữ nguyên theo bản đã đối chiếu.
- Cơ quan Thuế Quốc gia Nhật Bản — Tax Answer 6621: ghi sổ, ngoại lệ và thời hạn lưu.
- Tax Answer 6141: thời điểm giao dịch và ngoại lệ tiền mặt.
- Q&A Invoice câu 79: lưu bản sao Invoice đã cấp.
Từ vựng chuyên môn
| Tiếng Việt | Chữ Hán | Cách đọc |
|---|---|---|
| Sổ | 帳簿 | chobo |
| Chế độ tiền mặt | 現金主義 | genkin shugi |
| Hoá đơn đủ điều kiện | 適格請求書 | tekikaku seikyusho |
| Cơ quan Thuế Quốc gia Nhật Bản | 国税庁 | Kokuzeicho |
| Chuyên viên thuế | 税理士 | Zeirishi |
ATTO
Đối tác hỗ trợ pháp lý, đầu tư và phát triển doanh nghiệp tại Nhật Bản
Visa & tư cách lưu trú · Đầu tư & thành lập doanh nghiệp · Kế toán & Thuế · Vận hành doanh nghiệp & Back Office · Giới thiệu nhân sự · Kỹ năng đặc định · Kết nối đối tác kinh doanh
Các nghiệp vụ chuyên môn độc quyền được thực hiện bởi chuyên gia có tư cách hành nghề: luật sư hành chính (Gyoseishoshi), chuyên viên thuế (Zeirishi), luật sư tư pháp (Shihoshoshi), chuyên viên lao động và bảo hiểm (Sharoushi).
Liên hệ ATTO để được tư vấn ban đầu miễn phí và kết nối chuyên gia phù hợp →
