Chính sách bảo vệ thông tin cá nhân

1.Đơn vị quản lý thông tin

2.Thông tin cá nhân được thu thập

"Thông tin cá nhân" là thông tin liên quan đến một cá nhân còn sống, có thể xác định một cá nhân cụ thể từ nội dung thông tin đó hoặc khi đối chiếu dễ dàng với các thông tin khác, và bao gồm các mã định danh cá nhân theo quy định pháp luật.

Công ty thu thập các thông tin sau:

Qua biểu mẫu liên hệ trên website

• Họ và tên
• Tên doanh nghiệp và chức vụ (nếu có)
• Địa chỉ email
• Số điện thoại hoặc tài khoản liên hệ
• Quốc gia / khu vực
• Cách thức Quý khách muốn được liên hệ lại
• Lĩnh vực dịch vụ quan tâm
• Nội dung Quý khách trao đổi

Trong quá trình cung cấp dịch vụ

• Thông tin cần thiết để thực hiện dịch vụ đã thoả thuận, theo phạm vi hợp đồng

Việc cung cấp thông tin là tự nguyện. Tuy nhiên nếu không cung cấp đủ thông tin cần thiết, Công ty có thể không thực hiện được việc tư vấn hoặc cung cấp dịch vụ.

3.Mục đích sử dụng

Công ty sử dụng thông tin cá nhân cho các mục đích sau:

1. Phản hồi các yêu cầu tư vấn, liên hệ của Quý khách.
2. Tư vấn, đề xuất phương án và báo giá dịch vụ.
3. Thực hiện, quản lý và liên lạc trong quá trình cung cấp dịch vụ theo hợp đồng.
4. Phối hợp với chuyên gia có tư cách hành nghề và các đơn vị chuyên môn phù hợp để tư vấn, xem xét hoặc xử lý các nội dung thuộc phạm vi yêu cầu của Quý khách.
5. Kết nối với đối tác kinh doanh và các đơn vị bên ngoài cần thiết khác khi Quý khách có nhu cầu.
6. Gửi thông tin về dịch vụ, tài liệu, sự kiện và các hoạt động của Công ty đối với Quý khách đã đồng ý nhận các thông tin này.
7. Cải thiện chất lượng dịch vụ và nội dung website.
8. Thực hiện nghĩa vụ theo quy định pháp luật.

Quý khách có thể ngừng nhận các thông tin nêu tại điểm 6 bất kỳ lúc nào bằng cách liên hệ theo thông tin tại mục 9.

Nếu cần sử dụng thông tin cá nhân ngoài các mục đích trên, Công ty sẽ thông báo và thực hiện các thủ tục cần thiết theo quy định pháp luật.

4.Nguyên tắc xử lý

• Chỉ thu thập trong phạm vi cần thiết cho mục đích đã nêu
• Không sử dụng vượt quá phạm vi mục đích đã thông báo
• Bảo đảm thông tin chính xác và cập nhật trong phạm vi cần thiết
• Không mua bán thông tin cá nhân của Quý khách trong bất kỳ trường hợp nào

5.Cung cấp cho bên thứ ba

Công ty không cung cấp thông tin cá nhân cho bên thứ ba khi chưa có sự đồng ý của Quý khách, trừ các trường hợp sau theo quy định pháp luật:

• Khi cần thiết để bảo vệ tính mạng, thân thể hoặc tài sản của con người mà khó xin được sự đồng ý
• Khi đặc biệt cần thiết cho việc nâng cao sức khoẻ cộng đồng hoặc thúc đẩy sự phát triển lành mạnh của trẻ em mà khó xin được sự đồng ý
• Khi cần phối hợp với cơ quan nhà nước, chính quyền địa phương hoặc đơn vị được uỷ thác thực hiện công việc theo quy định pháp luật, mà việc xin sự đồng ý có thể gây cản trở việc thực hiện công việc đó
• Khi pháp luật có quy định

Về việc phối hợp với chuyên gia có tư cách hành nghề

Khi nội dung tư vấn hoặc dịch vụ mà Quý khách yêu cầu có liên quan đến nghiệp vụ thuộc phạm vi chuyên môn của chuyên gia có tư cách hành nghề tại Nhật Bản — ví dụ luật sư hành chính (行政書士), chuyên viên thuế (税理士), chuyên viên lao động và bảo hiểm xã hội (社会保険労務士), luật sư tư pháp (司法書士), và các chuyên gia khác phù hợp với nội dung yêu cầu — việc xử lý được thực hiện theo một trong hai hình thức sau:

(a) Uỷ thác

Trường hợp Quý khách ký hợp đồng với Công ty và Công ty uỷ thác một phần công việc cho chuyên gia: Công ty cung cấp cho chuyên gia các thông tin cá nhân và tài liệu cần thiết trong phạm vi cần thiết để thực hiện công việc, đồng thời thực hiện giám sát cần thiết và phù hợp đối với bên được uỷ thác.

(b) Giới thiệu chuyên gia

Trường hợp Quý khách trực tiếp làm việc với chuyên gia do Công ty giới thiệu: Quý khách đồng ý để Công ty cung cấp cho chuyên gia đó các thông tin cá nhân và tài liệu cần thiết, trong phạm vi cần thiết để tư vấn, xem xét hoặc xử lý nội dung mà Quý khách đã yêu cầu. Khi Quý khách đồng ý với Chính sách này, Quý khách đồng thời đồng ý với việc cung cấp thông tin cá nhân cho chuyên gia đó trong phạm vi nêu trên.

Trong cả hai trường hợp, Công ty không cung cấp cho chuyên gia các thông tin không cần thiết cho mục đích nêu trên.

Về kết nối đối tác kinh doanh

Trường hợp Quý khách yêu cầu Công ty hỗ trợ kết nối với đối tác kinh doanh, nhà cung cấp hoặc đơn vị bên ngoài khác, Quý khách đồng ý để Công ty cung cấp cho bên được kết nối các thông tin cá nhân và nội dung cần thiết, trong phạm vi cần thiết để thực hiện yêu cầu kết nối đó.

Các bên nhận dự kiến bao gồm: đơn vị công nghệ thông tin (IT), đơn vị bất động sản, đơn vị logistics, đơn vị truyền thông và xây dựng thương hiệu, tổ chức tài chính, nhà cung cấp và các đối tác kinh doanh khác phù hợp với nội dung yêu cầu.

Công ty không cung cấp cho bên được kết nối các thông tin không cần thiết cho mục đích nêu trên.

6.Uỷ thác xử lý và chuyển dữ liệu cho bên thứ ba ở nước ngoài

Uỷ thác

Công ty có thể uỷ thác một phần việc xử lý thông tin cá nhân trong phạm vi cần thiết để đạt được mục đích sử dụng (ví dụ: dịch vụ lưu trữ website, dịch vụ email). Trong trường hợp đó, Công ty lựa chọn đơn vị đáp ứng yêu cầu bảo mật và thực hiện giám sát cần thiết và phù hợp.

Chuyển giao do kế thừa hoạt động kinh doanh

Trường hợp thông tin cá nhân được chuyển giao do sáp nhập, chia tách, chuyển nhượng hoặc kế thừa hoạt động kinh doanh, việc chuyển giao được thực hiện theo quy định của pháp luật.

Chuyển dữ liệu cho bên thứ ba ở nước ngoài

Khi cung cấp dữ liệu cá nhân cho bên thứ ba ở nước ngoài, Công ty sẽ thực hiện việc cung cấp thông tin, xin sự đồng ý của Quý khách hoặc các biện pháp cần thiết khác theo quy định của Luật Bảo vệ thông tin cá nhân Nhật Bản.

Trường hợp Công ty cung cấp dữ liệu cá nhân cho đối tác, nhà cung cấp dịch vụ hoặc các bên liên quan khác ở nước ngoài trong phạm vi cần thiết để thực hiện mục đích sử dụng đã nêu, Công ty sẽ thực hiện việc cung cấp theo các điều kiện và thủ tục mà pháp luật quy định.

7.Thời gian lưu trữ

Công ty lưu trữ thông tin cá nhân trong phạm vi và thời gian cần thiết để thực hiện các mục đích sử dụng đã nêu trong Chính sách này và để đáp ứng các nghĩa vụ theo quy định pháp luật.

Đối với các hồ sơ, chứng từ hoặc dữ liệu mà pháp luật quy định thời hạn lưu giữ, Công ty sẽ lưu giữ theo thời hạn tương ứng.

Khi không còn cần thiết phải sử dụng thông tin cá nhân và không còn nghĩa vụ pháp lý hoặc lý do hợp lý để tiếp tục lưu giữ, Công ty sẽ thực hiện việc xóa, hủy hoặc xử lý thông tin theo phương thức phù hợp.

8.Biện pháp bảo mật

Công ty thực hiện các biện pháp quản lý phù hợp nhằm phòng ngừa truy cập trái phép, mất mát, rò rỉ hoặc sử dụng sai mục đích đối với thông tin cá nhân, bao gồm:

• Hạn chế quyền truy cập vào thông tin cá nhân
• Sử dụng kết nối mã hoá khi truyền dữ liệu qua website
• Hướng dẫn và nhắc nhở nhân viên về bảo vệ thông tin cá nhân
• Lựa chọn phù hợp và giám sát cần thiết đối với bên được uỷ thác

9.Liên hệ và yêu cầu liên quan đến thông tin cá nhân

Đối với các yêu cầu liên quan đến dữ liệu cá nhân theo quy định của pháp luật, vui lòng liên hệ theo thông tin dưới đây. Công ty sẽ xử lý theo quy định của Luật Bảo vệ thông tin cá nhân Nhật Bản.

10.Thay đổi Chính sách

Công ty có thể sửa đổi Chính sách này khi có thay đổi quan trọng về:

• cách thức xử lý dữ liệu;
• mục đích sử dụng;
• công cụ đo lường, thống kê truy cập;
• nhà cung cấp hoặc hệ thống xử lý dữ liệu;
• hoặc quy định pháp luật liên quan.

Công ty sẽ cập nhật Chính sách phù hợp và công bố phiên bản mới trên website. Nội dung sau khi sửa đổi có hiệu lực kể từ ngày đăng.